home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software USA 3 #11 / Software USA Volume 3.11.iso / mac / LifeStyles / RealtorRecords / RealtorRecords.doc < prev    next >
Text File  |  1997-08-07  |  7KB  |  177 lines
  1. RealtorRecords
  2.  
  3. This Shareware HyperCard stack is for Real Estate
  4.    Agents & Brokers who would like a simple way of
  5.    keeping track of their clients and others (attorneys,
  6.    mtg. brokers, inspection contractors, etc.).
  7.  
  8. Any Mac that can run Hypercard 2.1 or later or the 
  9.    HyperCard Player should work with this program.
  10.  
  11. Major features are Mail Merge, Three-Across & 
  12.    One-Across Labels, Multifind, plus more.
  13.  
  14. Please try it out and if you continue to use it 
  15.    please send $7.50 to:
  16.       Tom Nicholls
  17.       4004E Providence Rd.
  18.       Charlotte, NC 28211
  19.  
  20. Please include your e-mail address to be kept 
  21.    informed of any updates.
  22.  
  23. To report of problems with this stack or suggestions,
  24.    please e-mail to me, Tom Nicholls, at 
  25.    <tnick@macconnect.com>
  26.  
  27. New Features in Version 1.2:
  28.  
  29. ***  Now with 3-across labels for Avery # 1560 sheets
  30.            30 - 1" x 2-5/8" labels per page.
  31. *** 1-across labels allows much more positioning 
  32.            of labels on a page.
  33. *** Dialing Tel. Numbers by modem included.
  34. *** Print Cards includes printing from Marked cards, 
  35.            either a Telephone List (60 names per page) 
  36.            or all data.
  37. *** Printing Individual Label or Card Data has been 
  38.            removed as you can Mark a Single card for this 
  39.            purpose
  40. *** MultiFind lets you search for cards that have the
  41.            selection you type in. You may also MARK cards
  42.            using MultiFind
  43.  
  44. General:
  45.  
  46. Buttons are available to create NEW cards and DELETE
  47.     cards. If you plan to use the index, please remember
  48.     to SORT INDEX after the addition of new cards, 
  49.     deletion of cards, changing TYPE, or LName fields.
  50.     I suggest that in general, you select ALL as the 
  51.     INDEX TYPE to view. However, selections for 
  52.     BUYER, SELLER, SOLD & OTHER are available (See below).
  53.  
  54. All of the fill-in-fields are self explanitory. The 
  55.    remarks field is where you can put all kinds of stuff. 
  56.  
  57. The Key icon sorts both the cards and the index. Cards 
  58.    are sorted by last name except when printing LABELS,
  59.    or MERGED letters you have a choice to sort 
  60.    by zip code.
  61.  
  62. On each card you should set the Type most suitable for
  63.    the person. The four types are Buyer, Seller, Sold, or
  64.    Other. Sold is for both Byers and Sellers where there
  65.    has been a sale. If you are helping a client to both sell
  66.    a property & buy another, make two cards, one for the
  67.    selling side and one for the buying side. To set the Type,
  68.    click on the Type button.
  69.  
  70. There is a button to allow you to pick an Index Type
  71.    (see above).
  72.  
  73. Once you have selected an Index Type to view, there is a
  74.    button just below that you can press to view the Index.
  75.    Click twice on any name to go to that card.
  76.  
  77. The MultiFind button allows finding all cards by a
  78.    selection you type in. You are informed as to the
  79.    number of cards found, then you can view them one
  80.    by one.   Optionally, you may MARK cards, while 
  81.    viewing, by holding down the OPTION key. You may
  82.    END the MultiFind session (before seeing all selections)
  83.    by holding down the SHIFT key. A combination of the
  84.    OPTION & SHIFT keys will MARK the last card viewed
  85.    and END the session.
  86. NOTE: Cards DO NOT have to be marked to use MultiFind.
  87.  
  88. Mail Merge:
  89.  
  90. The program uses a Mail Merge system to automatically 
  91.    print letters with  the name, address, and salutation.
  92.    The SALUTATION for merged letters is picked up from
  93.    each card. Please fill this in on each card you want to
  94.    use in a merged letter.
  95.  
  96. To use the Merge facility you MUST MARK some cards 
  97.    This can be done with the MULTIPLE MARK button.
  98.    You can also Un-Mark All Cards here. You can mark/unmark 
  99.    individual Cards by pressing the button marked either
  100.    "MARKED" or "UN-MARKED". Cards may also be marked 
  101.    using the MultiFind button (see above).
  102.  
  103. You can design your own letters or modify the one included.
  104.    Just remember to keep the   °   characters  exactly where
  105.    then appear. If you are modifying, save a copy first. 
  106.    The ° character is produced in most fonts by pressing the
  107.    (Option, Shift and 8) keys at the same time. Save your
  108.    letters as Text files.
  109.  
  110. When Merging you can set the number of Carriage Returns
  111.    to be placed at the top of the letter to accomodate a
  112.    letterhead. You can set the left & right margins.
  113.  
  114. The Merge facility is probably best used on a single page
  115.    but it is possible to print multiple pages. However the 
  116.    Carriage Returns at the top will be on all pages!
  117.  
  118.  
  119. The CK LABEL button on each card allows you to check if
  120.    a label for this card will be printed when using 3-across
  121.    labels. Only 27 characters are allowed on a label line. 
  122.    There are 3-lines per label. The Title, FName & LName
  123.    fields go into line 1, the Address field into line 2 and
  124.    the City, State & Zip fields into line 3. When printing 
  125.    3-across labels you may choose to omit the TITLE field
  126.    that will give you more space for label line 1. CK LABEL
  127.    asks if you plan to omit the TITLE field for it's 
  128.    calculations.
  129.  
  130. The CK LABEL button also checks all the fields used for 
  131.    labels to be sure they have been filled in. The only 
  132.    exception to this is the TITLE field (see above).
  133.  
  134. Note when printing Labels, if a field (other than TITLE)
  135.    is empty the label printing program skips this label. 
  136.    Also, if a label line is too long, that label will be 
  137.    skipped. You will be notified of any labels that have
  138.    been skipped at the end of printing.
  139.  
  140.  
  141. Printing Labels & Card Data:
  142.       
  143. Printing can be of an individual MARKED card, or 
  144.    multiple MARKED cards. You may print labels, all
  145.    the info on a card, or a Telephone List. In addition
  146.    you may print using the HyperCard Print facilities
  147.    found under the FILE menu. Cards need not be marked
  148.    to use the HyperCard facilities.
  149.  
  150. When printing labels or merged letters you MUST first 
  151.    MARK cards to be printed. There are two ways to mark 
  152.    cards. Clicking the Marked/Unmarked button will 
  153.    mark/unmark individual cards. Clicking on the 
  154.    Multiple Mark Cards button allows several choices.
  155.    First you should UNMARK all cards. You may choose to 
  156.    mark All cards. You may choose to mark all cards 
  157.    of a TYPE i.e. Buyer cards, Seller cards, Sold cards or 
  158.    Other cards.
  159.  
  160. Print Settings
  161. 3-across labels have the printing settings pre-set. 
  162.  
  163. 1-across labels now allows setting:
  164.              Number of labels per page
  165.              Margins for LEFT, RIGHT, TOP, & BOTTOM.
  166.              Number of blank spaces between labels
  167.    Take care when using this feature as you can get 
  168.       some wierd printouts due to the wide variety of 
  169.       settings allowed. If you use the defaults shown, 
  170.       you will get 11 labels per page with 2 blank spaces
  171.       between them with a 1" left margin.
  172.    Try 1 label per page for 1-across labels on dot matrix printers.
  173.  
  174. Better documentation may follow based on demand.
  175.  
  176.  
  177.